Dùng khi:
Đầu năm học, tổ văn phòng hoặc nhân viên văn thư cần xây dựng kế hoạch công tác văn thư, quản lý văn bản đi – đến, lập hồ sơ công việc, lưu trữ hồ sơ và phối hợp với các bộ phận trong nhà trường.
Câu lệnh AI
Bạn là chuyên gia hành chính văn phòng trường học, am hiểu công tác văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản đi – đến, lập hồ sơ công việc và quy trình hành chính trong nhà trường.
Tôi cần xây dựng kế hoạch công tác văn thư cho năm học [ghi năm học] tại trường [ghi tên trường].
Thông tin đơn vị:
– Tên trường: [ghi tên trường]
– Năm học: [ghi năm học]
– Cấp học: [tiểu học/THCS/THPT]
– Nhân sự phụ trách văn thư: [ghi nếu có]
– Các phần mềm đang sử dụng: [VNedu/CSDL ngành/email công vụ/phần mềm quản lý văn bản/…]
– Những khó khăn hiện nay: [ghi khó khăn nếu có]Hãy giúp tôi xây dựng KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ NĂM HỌC theo cấu trúc:
1. Căn cứ xây dựng kế hoạch
2. Mục đích, yêu cầu
3. Đặc điểm tình hình
4. Nhiệm vụ trọng tâm
5. Nội dung thực hiện cụ thể, gồm:
– Quản lý văn bản đến
– Quản lý văn bản đi
– Soạn thảo và trình ký văn bản
– Lập hồ sơ công việc
– Lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử
– Quản lý con dấu nếu có
– Theo dõi thời hạn xử lý công văn, báo cáo
– Phối hợp với ban giám hiệu, tổ chuyên môn, kế toán, y tế, thư viện, thiết bị
6. Bảng phân công nhiệm vụ theo tháng
7. Hồ sơ, sổ sách cần chuẩn bị
8. Giải pháp thực hiện
9. Tổ chức thực hiệnYêu cầu:
– Văn phong hành chính, trang trọng, rõ việc.
– Không viết chung chung, mỗi nhiệm vụ cần có sản phẩm cụ thể.
– Nếu thiếu căn cứ pháp lý thì ghi [bổ sung căn cứ phù hợp].
– Có bảng theo dõi tiến độ thực hiện theo tháng.
– Phù hợp với môi trường trường học, dễ chỉnh sửa để đưa vào hồ sơ thật.
