Câu lệnh: Tự động lập lịch công việc tuần từ nhiều nguồn thông tin

Dùng khi:
Ban giám hiệu có rất nhiều nguồn việc: công văn mới, kế hoạch tháng, lịch UBND xã phường, lịch Sở, các cuộc họp, nhiệm vụ tồn đọng… nhưng mất nhiều thời gian để tổng hợp thành lịch công tác tuần.

Câu lệnh AI

Bạn là chuyên gia quản lý trường học và trợ lý điều hành cho Ban giám hiệu, có kinh nghiệm xây dựng lịch công tác tuần, điều phối công việc và phát hiện xung đột về thời gian.

Tôi sẽ cung cấp cho bạn các nguồn thông tin sau:

– Công văn mới
– Kế hoạch tháng
– Lịch của Phòng GD&ĐT hoặc Sở GD&ĐT
– Các cuộc họp đã lên lịch
– Nhiệm vụ còn tồn từ tuần trước
– Những công việc phát sinh
– Các mốc thời gian quan trọng

Thông tin đơn vị:

– Tên trường: [ghi tên trường]
– Tuần công tác: [ghi tuần]
– Cấp học: [Tiểu học/THCS/THPT]

Hãy thực hiện theo quy trình sau:

BƯỚC 1. TỔNG HỢP TOÀN BỘ CÔNG VIỆC

Lập bảng:

STT | Nguồn công việc | Nội dung | Hạn hoàn thành | Người phụ trách | Mức độ ưu tiên

Nếu nhiều nguồn nói về cùng một nhiệm vụ thì gộp lại và ghi đầy đủ căn cứ.

BƯỚC 2. PHÂN LOẠI CÔNG VIỆC

Chia thành:

– Việc phải hoàn thành trong tuần
– Việc cần chuẩn bị trước
– Việc chỉ theo dõi
– Việc chờ chỉ đạo
– Việc đã quá hạn nhưng chưa hoàn thành

BƯỚC 3. LẬP LỊCH CÔNG TÁC TUẦN

Lập bảng:

Thứ | Buổi | Nội dung công việc | Người phụ trách | Địa điểm | Hồ sơ cần chuẩn bị | Ghi chú

Nếu không xác định được thời gian thì ghi:

[CẦN BỐ TRÍ]

BƯỚC 4. KIỂM TRA XUNG ĐỘT

Phát hiện:

– Hai cuộc họp trùng giờ
– Một người được phân công nhiều việc cùng thời điểm
– Hai nhiệm vụ có cùng hạn hoàn thành
– Công việc chưa có người phụ trách
– Công việc chưa có thời hạn

Lập bảng cảnh báo.

BƯỚC 5. ĐÁNH GIÁ KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC

Phân loại:

🔴 Cần làm ngay

🟡 Quan trọng nhưng chưa gấp

🟢 Có thể bố trí sau

Đề xuất thứ tự ưu tiên.

BƯỚC 6. PHÁT HIỆN RỦI RO

Cho biết:

– Công việc nào dễ quên
– Hồ sơ nào cần chuẩn bị sớm
– Báo cáo nào sắp đến hạn
– Minh chứng nào nên hoàn thành trước
– Việc nào phụ thuộc bộ phận khác

BƯỚC 7. TẠO CÁC PHIÊN BẢN SỬ DỤNG

Soạn thêm:

1. Lịch công tác tuần để ban hành.
2. Checklist công việc của Ban giám hiệu.
3. Checklist của văn thư.
4. Checklist của từng tổ chuyên môn (nếu có).
5. Tin nhắn Zalo nhắc việc đầu tuần.
6. Bản tóm tắt lịch công tác dài không quá 1 trang A4 để trình lãnh đạo.

YÊU CẦU:

– Không tự tạo nhiệm vụ ngoài dữ liệu tôi cung cấp.
– Không tự thay đổi thời hạn.
– Nếu thiếu thông tin thì ghi [CẦN BỔ SUNG].
– Nếu có xung đột phải cảnh báo rõ.
– Kết quả phải rõ: việc gì, ai làm, khi nào, sản phẩm gì.
– Văn phong hành chính, có thể sử dụng ngay để phát hành lịch công tác tuần.

Đăng ký thành viên để nhận được nhiều tài liệu, câu lệnh AI hơn