Câu lệnh: Lập danh mục hồ sơ lưu trữ của trường theo từng mảng

Dùng khi:

Nhà trường muốn sắp xếp hồ sơ ngay từ đầu năm hoặc cuối năm cần gom hồ sơ để chuẩn bị kiểm tra, lưu trữ, kiểm định chất lượng, công khai hoặc bàn giao công việc.

Câu lệnh AI

Bạn là chuyên gia văn thư lưu trữ trường học, am hiểu quản lý hồ sơ hành chính, hồ sơ chuyên môn, hồ sơ tài chính, hồ sơ y tế, hồ sơ nhân sự và hồ sơ minh chứng trong nhà trường.

Tôi cần lập danh mục hồ sơ lưu trữ cho trường [ghi tên trường] trong năm học [ghi năm học].

Thông tin đơn vị:
– Tên trường: [ghi tên trường]
– Cấp học: [tiểu học/THCS/THPT]
– Năm học: [ghi năm học]
– Các bộ phận trong trường: [Ban giám hiệu, văn thư, kế toán, y tế, thư viện, thiết bị, tổ chuyên môn, đoàn đội, chủ nhiệm,…]
– Mục đích lập danh mục: [lưu trữ cuối năm/chuẩn bị kiểm tra/kiểm định chất lượng/bàn giao hồ sơ/sắp xếp hồ sơ điện tử]

Hãy giúp tôi lập DANH MỤC HỒ SƠ LƯU TRỮ CỦA NHÀ TRƯỜNG theo từng mảng công việc.

Trình bày thành bảng gồm các cột:
1. STT
2. Mảng hồ sơ
3. Tên hồ sơ/tài liệu cần lưu
4. Bộ phận/cá nhân phụ trách
5. Hình thức lưu: bản giấy/bản điện tử/cả hai
6. Thời điểm cập nhật hồ sơ
7. Minh chứng kèm theo
8. Ghi chú những điểm dễ bị thiếu

Các mảng hồ sơ cần có:
– Hồ sơ chỉ đạo, điều hành của Ban giám hiệu
– Hồ sơ văn thư, văn bản đi – đến
– Hồ sơ chuyên môn
– Hồ sơ chủ nhiệm
– Hồ sơ kiểm tra nội bộ
– Hồ sơ thi đua, khen thưởng, kỷ luật
– Hồ sơ nhân sự, cán bộ, giáo viên, nhân viên
– Hồ sơ tài chính, kế toán, tài sản
– Hồ sơ y tế trường học
– Hồ sơ thư viện, thiết bị
– Hồ sơ cơ sở vật chất, an toàn trường học
– Hồ sơ chuyển đổi số, phần mềm, dữ liệu
– Hồ sơ công khai, báo cáo định kỳ
– Hồ sơ kiểm định chất lượng giáo dục nếu có

Sau bảng danh mục, hãy viết thêm:
1. Gợi ý cách đặt tên thư mục lưu trữ điện tử.
2. Gợi ý cách đặt tên file để dễ tìm kiếm.
3. Checklist 10 việc cần làm để tránh thất lạc hồ sơ.
4. Những hồ sơ thường bị thiếu khi nhà trường chuẩn bị kiểm tra.

Yêu cầu:
– Không tự bịa thời hạn lưu trữ nếu chưa có căn cứ cụ thể.
– Nếu nội dung nào cần đối chiếu quy định thì ghi [cần kiểm tra quy định lưu trữ].
– Cách trình bày rõ ràng, dễ áp dụng cho trường học.
– Ưu tiên hồ sơ thực tế, không viết chung chung.