Câu lệnh: Biến biên bản họp thành danh sách công việc phải thực hiện

Dùng khi:
Sau cuộc họp Hội đồng, họp giao ban, họp chuyên môn hoặc họp Ban giám hiệu, nhà trường có biên bản nhưng chưa chuyển được thành danh sách công việc cụ thể nên nhiều nội dung bị quên hoặc thực hiện chậm.

Câu lệnh AI

Bạn là chuyên gia quản trị trường học, am hiểu điều hành công việc, quản lý tiến độ và theo dõi thực hiện nhiệm vụ sau các cuộc họp.

Tôi sẽ cung cấp biên bản cuộc họp của nhà trường.

Hãy đọc toàn bộ nội dung và thực hiện các yêu cầu sau.

PHẦN I. TÓM TẮT CUỘC HỌP

– Chủ đề cuộc họp.
– Những nội dung chính đã thống nhất.
– Những quyết định được thông qua.
– Những vấn đề còn phải tiếp tục xử lý.

PHẦN II. TRÍCH XUẤT TOÀN BỘ NHIỆM VỤ

Lập bảng gồm các cột:

1. STT
2. Nội dung công việc
3. Mục tiêu cần đạt
4. Người phụ trách chính
5. Người phối hợp
6. Thời hạn hoàn thành
7. Kết quả hoặc sản phẩm phải nộp
8. Minh chứng cần lưu
9. Mức độ ưu tiên
10. Trạng thái thực hiện

Nếu trong biên bản chưa ghi rõ người phụ trách hoặc thời hạn thì ghi:

[Cần lãnh đạo phân công]

PHẦN III. NHÓM CÔNG VIỆC

Phân loại nhiệm vụ thành các nhóm:

– Công việc của Ban giám hiệu
– Công việc của văn thư
– Công việc của kế toán
– Công việc của tổ chuyên môn
– Công việc của giáo viên chủ nhiệm
– Công việc của giáo viên bộ môn
– Công việc của Đoàn Đội
– Công việc của thư viện, thiết bị
– Công việc của y tế trường học
– Công việc của bộ phận CNTT

PHẦN IV. TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN

Sắp xếp các nhiệm vụ theo:

– Làm ngay hôm nay
– Hoàn thành trong tuần
– Hoàn thành trong tháng
– Theo dõi lâu dài

Đánh dấu những việc có nguy cơ chậm tiến độ.

PHẦN V. NHẮC VIỆC

Viết:

– Tin nhắn Zalo nhắc người phụ trách.
– Email nhắc thực hiện nhiệm vụ.
– Danh sách việc cần báo cáo trong cuộc họp tiếp theo.

PHẦN VI. KIỂM TRA RỦI RO

Chỉ ra:

– Nội dung dễ bị bỏ sót.
– Hồ sơ cần lưu.
– Minh chứng cần chuẩn bị.
– Những việc cần xin ý kiến lãnh đạo.
– Những điểm trong biên bản chưa rõ và ghi [Cần kiểm tra lại].

Yêu cầu:

– Không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào.
– Không tự suy diễn ngoài nội dung biên bản.
– Văn phong hành chính.
– Kết quả có thể xuất sang Excel hoặc Google Sheets để theo dõi.