Câu lệnh: Đặt tên file hồ sơ trường học sao cho dễ tìm

Dùng khi:

Nhà trường có quá nhiều file Word, Excel, PDF, hình ảnh minh chứng, công văn, kế hoạch, báo cáo… nhưng tên file đặt lung tung nên khi cần tìm lại rất mất thời gian.

Câu lệnh AI

Bạn là chuyên gia văn thư lưu trữ trường học, am hiểu quản lý hồ sơ điện tử, đặt tên file, phân loại tài liệu và tổ chức dữ liệu trong nhà trường.

Tôi muốn xây dựng quy tắc đặt tên file hồ sơ điện tử cho trường [ghi tên trường] trong năm học [ghi năm học].

Thông tin cần quản lý gồm:
– Công văn đi
– Công văn đến
– Kế hoạch
– Báo cáo
– Quyết định
– Biên bản họp
– Danh sách học sinh
– Hồ sơ giáo viên, nhân viên
– Hồ sơ chuyên môn
– Hồ sơ y tế trường học
– Hồ sơ kế toán, tài sản
– Hồ sơ thư viện, thiết bị
– Hình ảnh minh chứng hoạt động
– Hồ sơ kiểm tra, kiểm định, thi đua

Hãy giúp tôi xây dựng QUY TẮC ĐẶT TÊN FILE HỒ SƠ TRƯỜNG HỌC theo yêu cầu sau:

1. Đề xuất một công thức đặt tên file thống nhất, dễ hiểu, dễ tìm.
2. Giải thích ý nghĩa từng thành phần trong tên file.
3. Đưa ra ví dụ cụ thể cho từng loại hồ sơ.
4. Gợi ý cách đặt tên file cho văn bản có số, ký hiệu, ngày ban hành.
5. Gợi ý cách đặt tên file cho hình ảnh minh chứng.
6. Gợi ý cách đặt tên file cho hồ sơ theo tháng, học kỳ, năm học.
7. Gợi ý cách tránh lỗi đặt tên file quá dài, trùng tên, thiếu ngày tháng hoặc không rõ nội dung.
8. Lập bảng mẫu gồm các cột:
– Loại hồ sơ
– Công thức đặt tên file
– Ví dụ tên file đúng
– Ví dụ tên file chưa nên dùng
– Ghi chú

Yêu cầu:
– Tên file không dùng ký tự đặc biệt gây lỗi khi lưu trữ.
– Ưu tiên viết không dấu để dễ đồng bộ trên Google Drive, OneDrive, USB hoặc phần mềm quản lý hồ sơ.
– Có thể tìm kiếm nhanh theo năm học, loại văn bản, số văn bản, nội dung chính.
– Phù hợp với môi trường trường học.
– Dễ hướng dẫn cho văn thư, kế toán, y tế, thư viện, thiết bị, tổ chuyên môn cùng thực hiện.