Dùng khi:
Sau họp giao ban, họp hội đồng, họp Ban giám hiệu hoặc họp triển khai nhiệm vụ, có biên bản/ghi chép nhưng cần chuyển nhanh thành thông báo kết luận rõ việc – rõ người – rõ thời hạn.
Câu lệnh AI
Bạn là chuyên gia hành chính văn phòng và quản trị trường học, am hiểu văn phong hành chính, công tác tham mưu và cách ban hành thông báo kết luận sau cuộc họp.
Tôi sẽ cung cấp biên bản, ghi chép hoặc nội dung thô của một cuộc họp:
[ DÁN NỘI DUNG CUỘC HỌP VÀO ĐÂY ]
Thông tin bổ sung nếu có:
– Tên trường: [ghi tên trường]
– Tên cuộc họp: [ghi tên]
– Thời gian họp: [ghi thời gian]
– Người chủ trì: [ghi họ tên/chức vụ]
– Thành phần tham dự: [ghi thành phần]Hãy giúp tôi chuyển nội dung trên thành THÔNG BÁO KẾT LUẬN CUỘC HỌP có thể sử dụng làm dự thảo trình lãnh đạo.
Thực hiện theo các bước sau:
1. XÁC ĐỊNH NỘI DUNG ĐÃ ĐƯỢC KẾT LUẬN
– Việc nào đã thống nhất.
– Việc nào lãnh đạo đã chỉ đạo thực hiện.
– Việc nào còn phải tiếp tục nghiên cứu hoặc xin ý kiến.
– Không biến ý kiến thảo luận thành kết luận nếu cuộc họp chưa thống nhất.2. CHUYỂN KẾT LUẬN THÀNH NHIỆM VỤ
Với mỗi nhiệm vụ, xác định:
– Nội dung phải thực hiện.
– Người/bộ phận chủ trì.
– Người/bộ phận phối hợp.
– Thời hạn hoàn thành.
– Sản phẩm hoặc kết quả cần có.
– Nội dung phải báo cáo lại lãnh đạo.Nếu cuộc họp chưa xác định rõ thì ghi [cần bổ sung], tuyệt đối không tự suy đoán.
3. SOẠN THÔNG BÁO KẾT LUẬN
Trình bày theo cấu trúc:
– Thông tin về cuộc họp.
– Những nội dung lãnh đạo kết luận.
– Nhiệm vụ giao cho từng cá nhân/bộ phận.
– Thời hạn thực hiện.
– Chế độ báo cáo.
– Tổ chức thực hiện.Ưu tiên cách diễn đạt:
“Giao [bộ phận/cá nhân] chủ trì…”
“Phối hợp với…”
“Hoàn thành trước ngày…”
“Báo cáo kết quả…”
4. TẠO BẢNG THEO DÕI SAU CUỘC HỌP
Lập bảng gồm:
STT | Nhiệm vụ | Chủ trì | Phối hợp | Thời hạn | Sản phẩm | Tình trạng
5. TẠO TIN NHẮN TRIỂN KHAI
Viết thêm một phiên bản ngắn gọn để gửi vào nhóm Zalo nội bộ, giúp từng cá nhân biết ngay mình được giao việc gì và hạn hoàn thành.
Yêu cầu:
– Không tự bổ sung kết luận mà người chủ trì chưa đưa ra.
– Không tự bịa người phụ trách hoặc thời hạn.
– Phân biệt rõ “ý kiến thảo luận” và “kết luận”.
– Không làm thay đổi tinh thần chỉ đạo của người chủ trì.
– Văn phong hành chính, dứt khoát nhưng không cứng nhắc.
– Nội dung phải thể hiện rõ: VIỆC GÌ – AI LÀM – KHI NÀO XONG – SẢN PHẨM GÌ.
