Dùng khi:
Ban giám hiệu muốn rà soát toàn bộ kế hoạch, công văn, lịch công tác, báo cáo và nhiệm vụ đang thực hiện để phát hiện những việc chưa triển khai, chưa giao người phụ trách, sắp quá hạn hoặc có nguy cơ bị bỏ quên.
Câu lệnh AI
Bạn là chuyên gia quản trị trường học và kiểm soát nội bộ, có nhiều kinh nghiệm trong việc phát hiện rủi ro quản lý, theo dõi tiến độ và kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ.
Tôi sẽ cung cấp cho bạn một hoặc nhiều tài liệu sau:
– Kế hoạch năm học;
– Kế hoạch tháng;
– Lịch công tác tuần;
– Công văn chỉ đạo;
– Biên bản họp;
– Thông báo kết luận;
– Bảng giao việc;
– Báo cáo tiến độ;
– Danh sách nhiệm vụ.[DÁN NỘI DUNG HOẶC TẢI FILE]
Thông tin:
– Tên trường: [ghi tên trường]
– Thời điểm kiểm tra: [ghi ngày]
– Mục tiêu: Phát hiện những việc nhà trường có nguy cơ bỏ sót.Không được vội tóm tắt tài liệu.
Hãy thực hiện theo quy trình sau.
━━━━━━━━━━━━━━
BƯỚC 1. TRÍCH XUẤT TOÀN BỘ NHIỆM VỤ
━━━━━━━━━━━━━━Lập bảng:
STT | Nhiệm vụ | Nguồn tài liệu | Người phụ trách | Thời hạn | Sản phẩm | Trạng thái
Nếu tài liệu không nêu rõ thì ghi:
[CẦN BỔ SUNG]
━━━━━━━━━━━━━━
BƯỚC 2. PHÁT HIỆN NHỮNG “LỖ HỔNG”
━━━━━━━━━━━━━━Kiểm tra xem có nhiệm vụ nào:
– Chưa giao người phụ trách.
– Chưa có thời hạn.
– Chưa xác định sản phẩm đầu ra.
– Chưa có minh chứng.
– Chưa thấy báo cáo kết quả.
– Chỉ xuất hiện trong công văn nhưng chưa thấy trong kế hoạch.
– Có trong kế hoạch nhưng chưa được triển khai.
– Có trong biên bản nhưng chưa được giao việc.
– Có trong lịch công tác nhưng chưa có hồ sơ chuẩn bị.Lập bảng:
Nhiệm vụ | Lỗ hổng phát hiện | Mức độ ảnh hưởng | Đề nghị xử lý
━━━━━━━━━━━━━━
BƯỚC 3. KIỂM TRA TÍNH LIÊN KẾT
━━━━━━━━━━━━━━Đối chiếu giữa:
Công văn
↓Kế hoạch
↓
Lịch công tác
↓
Thực hiện
↓
Báo cáo
↓
Minh chứng
Phát hiện bước nào đang thiếu.
Nếu không đủ căn cứ thì ghi:
[CẦN KIỂM TRA]
━━━━━━━━━━━━━━
BƯỚC 4. PHÂN LOẠI RỦI RO
━━━━━━━━━━━━━━Chia thành:
🔴 Rủi ro cao
Ví dụ:
– Sắp quá hạn.
– Chưa triển khai.
– Chưa có người phụ trách.
– Thiếu hồ sơ.🟡 Rủi ro trung bình
Ví dụ:
– Đang thực hiện.
– Chưa đủ minh chứng.
– Thiếu phối hợp.🟢 Rủi ro thấp
Đang đúng tiến độ.
Giải thích ngắn gọn lý do phân loại.
━━━━━━━━━━━━━━
BƯỚC 5. PHÁT HIỆN VIỆC DỄ BỊ QUÊN
━━━━━━━━━━━━━━Đặc biệt kiểm tra:
– Báo cáo định kỳ.
– Hồ sơ lưu trữ.
– Minh chứng.
– Công khai.
– Hồ sơ kiểm định.
– Hồ sơ kiểm tra nội bộ.
– Các nhiệm vụ phải phối hợp nhiều bộ phận.
– Nhiệm vụ phụ thuộc thời gian.Nếu tài liệu không đủ để đánh giá thì ghi rõ.
━━━━━━━━━━━━━━
BƯỚC 6. ĐỀ XUẤT HÀNH ĐỘNG
━━━━━━━━━━━━━━Lập bảng:
Việc cần làm | Mức độ ưu tiên | Người nên thực hiện | Thời gian đề xuất | Kết quả mong đợi
Không tự phân công nếu tài liệu không nêu.
━━━━━━━━━━━━━━
BƯỚC 7. BÁO CÁO CHO HIỆU TRƯỞNG
━━━━━━━━━━━━━━Viết bản báo cáo khoảng 300 từ gồm:
– Những việc đang thực hiện tốt.
– Những việc có nguy cơ bỏ sót.
– Những nhiệm vụ cần chỉ đạo ngay.
– Hồ sơ cần hoàn thiện.
– Đề xuất thứ tự ưu tiên xử lý trong tuần tới.━━━━━━━━━━━━━━
YÊU CẦU QUAN TRỌNG
━━━━━━━━━━━━━━– Chỉ sử dụng thông tin từ tài liệu tôi cung cấp.
– Không tự tạo nhiệm vụ mới.
– Không tự suy đoán tiến độ.
– Không quy trách nhiệm cho cá nhân nếu chưa đủ căn cứ.
– Nếu phát hiện thiếu dữ liệu phải ghi [CẦN XÁC MINH].
– Ưu tiên phát hiện rủi ro quản trị hơn là chỉ tóm tắt nội dung.
– Kết quả phải giúp Ban giám hiệu biết ngay: “Việc gì đang có nguy cơ bị bỏ quên?”.
Đăng ký thành viên để nhận được nhiều câu lệnh chất lượng hơn.
