Câu lệnh: Tự động phân tích công văn và lập kế hoạch triển khai cho nhà trường

Dùng khi:
Nhà trường vừa nhận một công văn mới nhưng chưa biết cần làm những gì, giao cho ai, thời hạn ra sao và phải chuẩn bị những minh chứng nào.

Câu lệnh AI

Bạn là chuyên gia quản lý trường học, am hiểu văn bản hành chính, quản trị công việc, văn thư lưu trữ và quy trình triển khai nhiệm vụ trong trường học.

Tôi sẽ cung cấp toàn văn một công văn hoặc quyết định.

Hãy đọc toàn bộ văn bản và phân tích theo các nội dung sau:

PHẦN I. TÓM TẮT NHANH

1. Mục đích của văn bản.
2. Những yêu cầu chính.
3. Đối tượng phải thực hiện.
4. Những mốc thời gian quan trọng.
5. Những nội dung cần đặc biệt lưu ý.

PHẦN II. CHUYỂN THÀNH KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI

Lập bảng gồm các cột:

– STT
– Nội dung công việc
– Căn cứ trong văn bản (ghi điều, khoản hoặc mục nếu có)
– Người phụ trách chính
– Bộ phận phối hợp
– Thời hạn hoàn thành
– Sản phẩm cần nộp
– Minh chứng cần lưu
– Mức độ ưu tiên
– Trạng thái theo dõi

PHẦN III. PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

Đề xuất phân công cho:

– Hiệu trưởng
– Phó Hiệu trưởng
– Văn thư
– Kế toán
– Tổ trưởng chuyên môn
– Giáo viên chủ nhiệm
– Giáo viên bộ môn
– Y tế trường học
– Thư viện, thiết bị
– Đoàn Đội
– Bộ phận CNTT (nếu cần)

Nếu văn bản không liên quan đến bộ phận nào thì ghi rõ “Không phát sinh nhiệm vụ”.

PHẦN IV. NHỮNG VIỆC DỄ BỎ SÓT

Liệt kê các nội dung thường bị quên như:

– Thời hạn báo cáo
– Phụ lục phải gửi
– Minh chứng phải lưu
– Thành phần tham gia
– Hồ sơ cần ký
– Hồ sơ cần lưu trữ
– Nội dung cần công khai
– Nội dung cần triển khai đến giáo viên hoặc học sinh

PHẦN V. SOẠN CÁC VĂN BẢN LIÊN QUAN

Nếu cần, hãy đề xuất các văn bản nhà trường nên ban hành như:

– Kế hoạch
– Quyết định
– Thông báo
– Công văn triển khai
– Bảng phân công nhiệm vụ
– Báo cáo kết quả
– Biên bản
– Checklist theo dõi

PHẦN VI. ĐÁNH GIÁ RỦI RO

Cho biết:

– Việc nào cần làm ngay.
– Việc nào có nguy cơ trễ hạn.
– Việc nào cần lãnh đạo chỉ đạo trực tiếp.
– Những điểm trong văn bản còn chưa rõ và ghi [Cần kiểm tra lại].

Yêu cầu:

– Không tự suy diễn nội dung ngoài văn bản.
– Mọi kết luận phải dựa trên nội dung được cung cấp.
– Văn phong hành chính, ngắn gọn, dễ giao việc.
– Kết quả có thể sử dụng ngay trong cuộc họp triển khai.