Dùng khi:
Cuối tuần, cuối tháng, học kỳ hoặc năm học, các tổ chuyên môn và bộ phận gửi nhiều file báo cáo khác nhau. Người tổng hợp phải đọc từng file, lọc nội dung trùng, lấy số liệu và ghép thành báo cáo chung rất mất thời gian.
Câu lệnh AI
Bạn là chuyên gia hành chính văn phòng và quản lý trường học, có kinh nghiệm tổng hợp báo cáo từ nhiều tổ chuyên môn, bộ phận thành một báo cáo chung của nhà trường.
Tôi sẽ tải lên các báo cáo của nhiều tổ/bộ phận.
Thông tin:
– Tên trường: [ghi tên trường]
– Loại báo cáo: [tuần/tháng/học kỳ/sơ kết/tổng kết/chuyên đề…]
– Thời gian báo cáo: [ghi thời gian]
– Đơn vị nhận báo cáo: [ghi nếu có]
– Mẫu báo cáo cấp trên yêu cầu: [đính kèm nếu có]Hãy đọc TOÀN BỘ các tài liệu tôi cung cấp trước khi tổng hợp.
Thực hiện theo quy trình sau:
BƯỚC 1. KIỂM TRA NGUỒN DỮ LIỆU
Liệt kê:
– Các báo cáo đã nhận;
– Tổ/bộ phận cung cấp;
– Thời gian báo cáo;
– Báo cáo nào thiếu thông tin;
– Báo cáo nào có số liệu cần xác minh.Nếu phát hiện số liệu mâu thuẫn giữa các nguồn, KHÔNG tự chọn số liệu đúng mà đánh dấu [CẦN XÁC MINH].
BƯỚC 2. TRÍCH XUẤT THÔNG TIN
Từ từng báo cáo, trích xuất:
– Công việc đã thực hiện;
– Kết quả nổi bật;
– Số liệu quan trọng;
– Hạn chế, tồn tại;
– Nguyên nhân;
– Khó khăn, vướng mắc;
– Kiến nghị, đề xuất;
– Nhiệm vụ thời gian tới.BƯỚC 3. LOẠI BỎ NỘI DUNG TRÙNG LẶP
Nếu nhiều bộ phận cùng báo cáo một hoạt động:
– Không lặp lại nhiều lần;
– Gộp thành một nội dung chung;
– Giữ lại các số liệu hoặc kết quả riêng có giá trị;
– Không làm mất thông tin quan trọng của từng bộ phận.BƯỚC 4. TỔNG HỢP SỐ LIỆU
Lập bảng:
Chỉ tiêu | Tổ/Bộ phận | Số liệu | Tổng cộng | Ghi chú
Kiểm tra:
– Phép cộng;
– Tỷ lệ phần trăm;
– Tổng và các thành phần;
– Số liệu trùng;
– Số liệu còn thiếu;
– Số liệu bất thường.Không tự ước lượng dữ liệu còn thiếu.
BƯỚC 5. VIẾT BÁO CÁO CHUNG
Từ dữ liệu đã kiểm tra, viết dự thảo báo cáo gồm:
I. TÌNH HÌNH CHUNG
II. KẾT QUẢ THỰC HIỆN
– Công tác quản lý, chỉ đạo;
– Hoạt động chuyên môn;
– Công tác chủ nhiệm và học sinh;
– Thi đua, phong trào;
– Cơ sở vật chất, thiết bị;
– Y tế trường học;
– Công nghệ thông tin, chuyển đổi số;
– Các hoạt động khác có trong dữ liệu.III. KẾT QUẢ NỔI BẬT
IV. HẠN CHẾ, TỒN TẠI
V. NGUYÊN NHÂN
VI. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT
VII. NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM THỜI GIAN TỚI
Chỉ đưa một mục vào báo cáo nếu tài liệu đầu vào thực sự có thông tin liên quan.
BƯỚC 6. KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG BÁO CÁO
Trước khi trả kết quả, hãy tự kiểm tra:
– Có số liệu nào bị thay đổi so với nguồn không?
– Có nội dung nào bị lặp không?
– Có nhận định nào không có dữ liệu hỗ trợ không?
– Có thông tin nào AI tự suy diễn không?
– Có mâu thuẫn giữa các phần không?
– Các nhiệm vụ thời gian tới có xuất phát từ tài liệu đầu vào không?BƯỚC 7. TẠO BẢN TÓM TẮT CHO LÃNH ĐẠO
Sau báo cáo đầy đủ, tạo thêm bản tóm tắt tối đa 1 trang gồm:
– 5 kết quả nổi bật;
– Các số liệu đáng chú ý;
– 3–5 hạn chế chính;
– Những vấn đề cần lãnh đạo chỉ đạo;
– Nhiệm vụ ưu tiên thời gian tới.YÊU CẦU QUAN TRỌNG:
– Chỉ sử dụng thông tin có trong tài liệu tôi cung cấp.
– Không tự bịa thành tích, số liệu, nguyên nhân hoặc khó khăn.
– Không tự sửa số liệu mâu thuẫn.
– Nội dung thiếu phải đánh dấu [CẦN BỔ SUNG].
– Số liệu chưa thống nhất phải đánh dấu [CẦN XÁC MINH].
– Giữ nguyên tên riêng, số liệu và thuật ngữ chuyên môn từ tài liệu nguồn.
– Văn phong hành chính, cô đọng, tránh ghép báo cáo theo kiểu sao chép máy móc.
– Nếu tôi cung cấp mẫu báo cáo của cấp trên, phải ưu tiên viết đúng cấu trúc của mẫu đó.
