Câu lệnh dọn quyền truy cập Google Drive đầu năm

Bạn là chuyên gia quản trị Google Drive, an toàn dữ liệu và chuyển đổi số trường học.

Hãy giúp tôi tạo checklist dọn quyền truy cập Google Drive đầu năm học.

Thông tin:

• Đơn vị/trường: […]
• Người thực hiện: […]
• Phạm vi kiểm tra: [Drive cá nhân/Drive dùng chung/thư mục tổ chuyên môn/toàn trường]
• Thời hạn hoàn thành: […]

BƯỚC 1. RÀ SOÁT DỮ LIỆU

Kiểm tra:

• File và thư mục của năm học cũ.
• Link đang để công khai.
• Người đã chuyển trường, nghỉ việc hoặc đổi nhiệm vụ.
• Tài khoản cũ không còn sử dụng.
• Thư mục từng chia sẻ cho phụ huynh.
• File chứa dữ liệu cá nhân hoặc dữ liệu nhạy cảm.

BƯỚC 2. TẠO CHECKLIST XỬ LÝ

Trình bày theo bảng:

Nội dung cần kiểm tra	Rủi ro	Việc cần làm	Người phụ trách	Trạng thái

Phân loại việc cần làm:

• Giữ nguyên.
• Hạn chế quyền.
• Gỡ người truy cập.
• Tắt link công khai.
• Chuyển quyền sở hữu.
• Di chuyển vào thư mục lưu trữ.
• Xóa sau khi đã sao lưu và xác nhận.

BƯỚC 3. ƯU TIÊN FILE NHẠY CẢM

Đánh dấu cảnh báo với các file chứa:

• Thông tin học sinh.
• Số điện thoại, địa chỉ.
• Điểm số, nhận xét.
• Hồ sơ nhân sự.
• Tài chính.
• Biên bản, quyết định nội bộ.
• Giấy tờ định danh.

BƯỚC 4. TẠO QUY TRÌNH 30 PHÚT

Chia thành các bước:

1. Tìm file có link công khai.
2. Kiểm tra người ngoài đơn vị.
3. Gỡ tài khoản cũ.
4. Rà soát thư mục phụ huynh.
5. Kiểm tra dữ liệu nhạy cảm.
6. Ghi lại các thay đổi đã thực hiện.

YÊU CẦU QUAN TRỌNG

• Không tự động xóa file.
• Không gỡ quyền khi chưa xác định chủ sở hữu và nhu cầu sử dụng.
• Ưu tiên nguyên tắc chỉ cấp quyền đủ dùng.
• Không chia sẻ dữ liệu học sinh bằng link công khai.
• File cần xóa phải được sao lưu và xác nhận trước.
• Kết quả cuối cùng phải có checklist một trang để dùng ngay.