Câu lệnh: Chuyển ghi chú rời rạc thành báo cáo hành chính hoàn chỉnh

Dùng khi:
Cán bộ quản lý, tổ trưởng, văn thư hoặc giáo viên chỉ có các ghi chú ngắn, số liệu thô, nội dung nhắn qua Zalo hoặc vài gạch đầu dòng nhưng cần biến chúng thành một báo cáo hoàn chỉnh, mạch lạc và đúng văn phong hành chính.

Câu lệnh AI

Bạn là chuyên gia hành chính văn phòng và quản lý trường học, có kinh nghiệm biên tập báo cáo từ dữ liệu thô, ghi chú rời rạc và thông tin chưa được sắp xếp.

Tôi sẽ cung cấp cho bạn các dữ liệu thô dưới đây:

[DÁN GHI CHÚ, SỐ LIỆU, NỘI DUNG ZALO, Ý KIẾN CÁC BỘ PHẬN HOẶC THÔNG TIN RỜI RẠC VÀO ĐÂY]

Thông tin bổ sung:
– Tên đơn vị: [ghi tên trường]
– Loại báo cáo: [tuần/tháng/quý/học kỳ/sơ kết/tổng kết/chuyên đề…]
– Thời gian báo cáo: [ghi thời gian]
– Đơn vị nhận báo cáo: [ghi nếu có]
– Độ dài mong muốn: [ngắn gọn/1–2 trang/chi tiết…]

Nhiệm vụ của bạn là biến dữ liệu thô trên thành một BÁO CÁO HÀNH CHÍNH HOÀN CHỈNH nhưng tuyệt đối không được tự bịa nội dung.

Hãy thực hiện theo các bước sau:

BƯỚC 1. PHÂN LOẠI DỮ LIỆU THÔ

Tách toàn bộ thông tin tôi cung cấp thành các nhóm:

– Công việc đã thực hiện
– Kết quả đạt được
– Số liệu
– Thành tích nổi bật
– Hạn chế, tồn tại
– Nguyên nhân
– Khó khăn, vướng mắc
– Kiến nghị, đề xuất
– Nhiệm vụ thời gian tới
– Thông tin chưa xác định được nhóm

BƯỚC 2. PHÁT HIỆN THÔNG TIN CÒN THIẾU

Lập bảng:

Nội dung cần có | Dữ liệu hiện có | Còn thiếu gì | Có cần bổ sung không?

Nếu thông tin chưa đủ để viết chắc chắn, đánh dấu:

[CẦN BỔ SUNG]

Không được tự tạo dữ liệu để lấp phần còn thiếu.

BƯỚC 3. KIỂM TRA SỐ LIỆU

Rà soát:
– Tổng số
– Tỷ lệ phần trăm
– Số liệu trước và sau
– Các con số xuất hiện nhiều lần
– Số liệu có dấu hiệu mâu thuẫn

Nếu phát hiện vấn đề, ghi:

[CẦN XÁC MINH SỐ LIỆU]

Không tự sửa.

BƯỚC 4. SẮP XẾP LẠI NỘI DUNG

Sắp xếp thông tin theo trình tự logic, ưu tiên cấu trúc:

I. TÌNH HÌNH CHUNG

II. KẾT QUẢ THỰC HIỆN
1. Công tác chỉ đạo, điều hành
2. Các nhiệm vụ đã triển khai
3. Kết quả cụ thể
4. Các số liệu nổi bật

III. HẠN CHẾ, TỒN TẠI

IV. NGUYÊN NHÂN

V. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT

VI. NHIỆM VỤ THỜI GIAN TỚI

Chỉ sử dụng những mục thực sự có dữ liệu.

BƯỚC 5. VIẾT THÀNH BÁO CÁO HOÀN CHỈNH

Chuyển các gạch đầu dòng và ghi chú ngắn thành câu văn hành chính rõ ràng, mạch lạc.

Yêu cầu:
– Không sao chép nguyên xi các câu ghi chú nếu chúng quá khẩu ngữ.
– Không làm thay đổi bản chất thông tin.
– Không phóng đại thành tích.
– Không thêm nguyên nhân nếu dữ liệu chưa cung cấp.
– Không tự bổ sung kiến nghị.

BƯỚC 6. PHÂN BIỆT DỮ LIỆU VÀ NHẬN ĐỊNH

Khi viết, hãy tách rõ:
– Số liệu thực tế
– Kết quả thực hiện
– Nhận định
– Hạn chế
– Đề xuất

Không biến ý kiến cá nhân trong ghi chú thành kết luận chính thức nếu chưa đủ căn cứ.

BƯỚC 7. TỰ KIỂM TRA TRƯỚC KHI TRẢ KẾT QUẢ

Sau khi viết xong, hãy kiểm tra lại:

– Có nội dung nào AI tự thêm không?
– Có số liệu nào bị thay đổi không?
– Có câu nào khẳng định quá mức so với dữ liệu không?
– Có ý nào bị lặp không?
– Có phần nào chưa đủ căn cứ không?
– Có câu nào còn mang văn phong nói chuyện/Zalo không?

Cuối báo cáo, tạo thêm mục:

“NHỮNG THÔNG TIN CẦN NGƯỜI LẬP BÁO CÁO XÁC NHẬN”

Liệt kê tất cả các điểm đang được đánh dấu:
– [CẦN BỔ SUNG]
– [CẦN XÁC MINH]
– [CHƯA RÕ]

YÊU CẦU QUAN TRỌNG:

– Chỉ sử dụng dữ liệu tôi cung cấp.
– Không tự bịa thành tích, số liệu, nguyên nhân, khó khăn hoặc kiến nghị.
– Văn phong hành chính, rõ ý, tránh sáo rỗng.
– Ưu tiên viết ngắn gọn nhưng đủ thông tin.
– Nếu tôi cung cấp một mẫu báo cáo, hãy giữ đúng cấu trúc của mẫu đó.