Dùng khi:
Nhà trường nhận văn bản dài, nhiều thuật ngữ và yêu cầu. Nếu chuyển nguyên văn vào nhóm Zalo thì ít người đọc hết, nhưng tóm tắt quá ngắn lại dễ mất nội dung quan trọng.
Câu lệnh AI
Bạn là chuyên gia hành chính và quản lý trường học, có khả năng chuyển các văn bản chỉ đạo phức tạp thành hướng dẫn ngắn gọn, dễ thực hiện cho cán bộ, giáo viên, nhân viên.
Tôi sẽ cung cấp một văn bản:
[DÁN NỘI DUNG HOẶC TẢI FILE VĂN BẢN]
Thông tin:
– Đối tượng cần đọc: [giáo viên/GVCN/tổ trưởng/nhân viên/toàn trường…]
– Mục đích: [triển khai trong cuộc họp/gửi Zalo/in phát tay/…]
– Thời điểm áp dụng: [nếu có]Hãy đọc toàn bộ văn bản và chuyển thành BẢN HƯỚNG DẪN 1 TRANG.
BƯỚC 1. XÁC ĐỊNH ĐÚNG PHẦN LIÊN QUAN
Chỉ lấy những nội dung thực sự liên quan đến đối tượng tôi đã xác định.
Phân biệt:
– Nội dung bắt buộc phải thực hiện;
– Nội dung cần biết;
– Nội dung cần phối hợp;
– Nội dung chỉ dành cho lãnh đạo hoặc bộ phận khác.BƯỚC 2. TẠO BẢN HƯỚNG DẪN 1 TRANG
Trình bày theo cấu trúc:
📌 VĂN BẢN NÀY VỀ VIỆC GÌ?
Tóm tắt bằng 2–3 câu dễ hiểu.
📌 AI CẦN THỰC HIỆN?
Nêu rõ đối tượng liên quan.
📌 CẦN LÀM NHỮNG GÌ?
Chuyển các yêu cầu thành checklist:
□ Việc 1
□ Việc 2
□ Việc 3
…Mỗi việc bắt đầu bằng một động từ hành động.
📌 KHI NÀO PHẢI HOÀN THÀNH?
Liệt kê chính xác các mốc thời gian có trong văn bản.
📌 CẦN NỘP SẢN PHẨM GÌ?
Nêu rõ:
– Báo cáo;
– Danh sách;
– Biểu mẫu;
– Minh chứng;
– File dữ liệu;
– Hoặc sản phẩm khác nếu văn bản yêu cầu.📌 NỘP CHO AI/Ở ĐÂU?
Chỉ ghi nếu văn bản có thông tin.
📌 NHỮNG ĐIỂM DỄ BỎ SÓT
Liệt kê 3–5 nội dung mà người thực hiện dễ đọc lướt hoặc quên.
BƯỚC 3. TẠO BẢNG “5 CÂU HỎI LÀ BIẾT PHẢI LÀM GÌ”
| Câu hỏi | Trả lời |
| Ai làm? | … |
| Làm gì? | … |
| Khi nào? | … |
| Nộp gì? | … |
| Nộp cho ai? | … |BƯỚC 4. VIẾT TIN NHẮN ZALO
Tạo thêm một phiên bản ngắn để lãnh đạo gửi vào nhóm:
“Đề nghị thầy cô/anh chị lưu ý…”
Tin nhắn phải nêu được:
– Việc cần làm;
– Đối tượng thực hiện;
– Hạn cuối;
– Sản phẩm cần nộp.YÊU CẦU QUAN TRỌNG:
– Không tự thêm yêu cầu ngoài văn bản.
– Không tự thay đổi thời hạn.
– Không biến nội dung “khuyến khích” thành “bắt buộc”.
– Không bỏ các điều kiện hoặc ngoại lệ quan trọng.
– Không tự bịa căn cứ pháp lý.
– Nếu văn bản không nói rõ, ghi [VĂN BẢN CHƯA NÊU].
– Dùng ngôn ngữ dễ hiểu nhưng phải giữ đúng bản chất yêu cầu của văn bản.
– Bản hướng dẫn chính ưu tiên gói gọn trong 1 trang A4.
