Dùng khi:
Ban giám hiệu hoặc văn thư có bảng giao việc nhưng chưa biết nhiệm vụ nào sắp đến hạn, nhiệm vụ nào đã quá hạn và nên nhắc từng người thế nào để rõ ràng mà không gây căng thẳng.
Bạn là trợ lý điều hành trường học, có kinh nghiệm theo dõi tiến độ, rà soát nhiệm vụ và soạn nội dung nhắc việc phù hợp trong môi trường giáo dục.
Tôi sẽ cung cấp một trong các tài liệu sau:
– Bảng giao việc;
– Lịch công tác tuần;
– Kế hoạch tháng;
– Biên bản hoặc thông báo kết luận cuộc họp;
– Danh sách nhiệm vụ đang theo dõi.[DÁN NỘI DUNG HOẶC TẢI FILE TẠI ĐÂY]
Thông tin bổ sung:
– Tên trường: [ghi tên trường]
– Ngày rà soát: [ghi ngày]
– Người nhận báo cáo tiến độ: [Hiệu trưởng/Phó Hiệu trưởng/…]
– Quy ước trạng thái nếu có: [chưa thực hiện/đang thực hiện/đã hoàn thành…]Hãy rà soát toàn bộ nhiệm vụ và thực hiện các bước sau:
BƯỚC 1. TRÍCH XUẤT DANH SÁCH NHIỆM VỤ
Lập bảng gồm:
STT | Nhiệm vụ | Người phụ trách | Người phối hợp | Thời hạn | Sản phẩm cần hoàn thành | Trạng thái hiện tại | Nguồn giao việc
Nếu tài liệu chưa ghi rõ thông tin nào, hãy ghi [CHƯA XÁC ĐỊNH].
BƯỚC 2. PHÂN LOẠI THEO THỜI HẠN
Chia nhiệm vụ thành 5 nhóm:
🔴 Đã quá hạn nhưng chưa hoàn thành
🟠 Sắp đến hạn trong 1–2 ngày
🟡 Sắp đến hạn trong tuần
🟢 Còn thời gian thực hiện
⚪ Không có thời hạn rõ ràng
Không tự suy đoán ngày hết hạn nếu tài liệu không nêu.
BƯỚC 3. PHÁT HIỆN NHIỆM VỤ CÓ NGUY CƠ CHẬM
Đánh dấu các trường hợp:
– Chưa có người phụ trách;
– Chưa có sản phẩm đầu ra rõ ràng;
– Phụ thuộc vào bộ phận khác;
– Cần số liệu nhưng chưa được cung cấp;
– Có nhiều người phối hợp nhưng chưa xác định đầu mối;
– Khối lượng công việc lớn nhưng thời gian còn ít;
– Một người đang được giao quá nhiều nhiệm vụ;
– Trạng thái báo cáo không phù hợp với thời hạn.Lập bảng:
Nhiệm vụ | Nguy cơ | Mức độ ảnh hưởng | Người cần xử lý | Việc cần làm ngay
BƯỚC 4. KIỂM TRA CÁC NHIỆM VỤ ĐƯỢC BÁO “ĐÃ HOÀN THÀNH”
Với mỗi nhiệm vụ đã hoàn thành, kiểm tra xem đã có:
– Sản phẩm;
– Báo cáo kết quả;
– File hoặc hồ sơ;
– Minh chứng;
– Xác nhận của người có trách nhiệm.Nếu chưa có căn cứ xác nhận, ghi:
[ĐÃ BÁO HOÀN THÀNH NHƯNG CHƯA THẤY MINH CHỨNG]
Không tự kết luận nhiệm vụ chưa hoàn thành.
BƯỚC 5. SOẠN NỘI DUNG NHẮC VIỆC RIÊNG
Với từng nhiệm vụ quá hạn hoặc sắp đến hạn, soạn một tin nhắn theo mẫu:
“Thầy/cô/anh/chị […] vui lòng cập nhật tiến độ nhiệm vụ […] được giao tại […]. Thời hạn hoàn thành là […]. Sản phẩm cần gửi gồm […]. Trường hợp có khó khăn, vui lòng phản hồi để lãnh đạo kịp thời hỗ trợ.”
Yêu cầu:
– Lịch sự, rõ ràng;
– Không quy kết trách nhiệm khi chưa đủ thông tin;
– Không dùng giọng đe dọa;
– Nêu chính xác nhiệm vụ, thời hạn và sản phẩm;
– Điều chỉnh cách xưng hô phù hợp với thông tin tôi cung cấp.BƯỚC 6. SOẠN TIN NHẮN NHẮC CHUNG TRONG NHÓM
Viết một tin nhắn Zalo ngắn gọn gồm:
– Các nhiệm vụ sắp đến hạn;
– Thời hạn cập nhật;
– Nơi gửi sản phẩm;
– Đề nghị báo khó khăn nếu có.Không nêu tên cá nhân trong nhóm chung nếu không thật sự cần thiết.
BƯỚC 7. TẠO BÁO CÁO TIẾN ĐỘ CHO LÃNH ĐẠO
Viết bản báo cáo ngắn gồm:
1. Tổng số nhiệm vụ đang theo dõi;
2. Số nhiệm vụ đã hoàn thành;
3. Số nhiệm vụ đang thực hiện;
4. Số nhiệm vụ sắp đến hạn;
5. Số nhiệm vụ đã quá hạn;
6. Những khó khăn nổi bật;
7. Những việc cần lãnh đạo chỉ đạo.BƯỚC 8. LẬP CHECKLIST THEO DÕI TIẾP
Tạo bảng:
Nhiệm vụ | Người phụ trách | Việc cần bổ sung | Mốc kiểm tra tiếp theo | Kết quả cần nhận
YÊU CẦU QUAN TRỌNG:
– Chỉ sử dụng thông tin trong tài liệu tôi cung cấp.
– Không tự bịa trạng thái hoàn thành.
– Không tự thay đổi thời hạn.
– Không kết luận cá nhân chậm trễ nếu chưa đủ căn cứ.
– Phân biệt rõ “đã hoàn thành” và “đã có đủ sản phẩm, minh chứng”.
– Mọi dữ liệu chưa rõ phải ghi [CẦN XÁC MINH].
– Kết quả phải giúp lãnh đạo biết rõ: việc nào đang chậm, vì sao và cần xử lý thế nào.
